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Che cos'è Factur-X?

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Che siano grandi o piccole, le aziende devono affrontare il processo di fatturazione. In Francia, il settore B2B emette ogni anno 2,5 miliardi di fatture. La fatturazione è uno dei compiti del reparto contabilità, un'attività che richiede tempo e determinate competenze. Tuttavia, oggi la fatturazione dematerializzata facilita il compito.

 

Nel pieno della transizione digitale, le autorità pubbliche europee e francesi hanno deciso di fare della fatturazione elettronica il nuovo standard. Il governo francese vuole che tutte le aziende adottino la fatturazione elettronica entro il 2026.

 

Per facilitare questo cambiamento e per standardizzare la fatturazione, i forum francesi (FNFE-MPE) e tedeschi (FERD) sulla fattura elettronica hanno pubblicato le specifiche per una fattura mista franco-tedesca: il Factur-X.

 

Ma cosa si nasconde esattamente dietro questo strano nome? Quali sono i vantaggi dell'adozione di Factur-X? E soprattutto, come si procede?

 

Che cos'è Factur-X?

Factur-X è uno standard congiunto tra Francia e Germania. Definisce la natura dei dati che devono essere presenti in una fattura dematerializzata. L'obiettivo è quello di standardizzare la fatturazione elettronica per facilitare i rapporti tra le aziende e con il settore pubblico.

 

Uno standard europeo

Nel 2017, il Forum nazionale francese della fattura elettronica (FNFE) e il Comitato europeo di normalizzazione (CEN) hanno lanciato Factur-X. Quest'ultimo è conforme alla Norma Semantica europeo EN 16931 del CEN e della FNFE.

 

Una fattura, due formati 

Questa fattura è detta anche mista o ibrida, perché è composta da un file in due formati: PDF e XML. In questo modo la fattura è leggibile sia dall'uomo che dal computer.

 

Infatti, la fattura ha la forma di un documento PDF/A di 3ᵉ generazione. Include quindi dati di automazione strutturati in formato XML. Questo file XML contiene tutte le informazioni essenziali come: il numero e la data della fattura, l'identità e i dati di contatto del fornitore e dell'acquirente, gli importi al netto dell'imposta e dell'IVA...

Tutte queste informazioni sono conformi allo standard europeo. Grazie alle soluzioni di elaborazione delle fatture adattate, sono direttamente accessibili dai sistemi informativi.

 

L'obiettivo è automatizzare la registrazione contabile e la comunicazione dei dati delle transazioni alle autorità fiscali per consentire l'autocompilazione delle dichiarazioni IVA e combattere le frodi.

 

Perché utilizzare Factur-X?

Oltre al fatto che presto sarà obbligatoria, la fatturazione elettronica presenta molti vantaggi, tra cui Facture-X.

 

Una soluzione semplice e standard 

Factur-X è già offerto da molti pacchetti software di fatturazione. Tutti possono ricevere una fattura X, indipendentemente dal livello di equipaggiamento.  

 

Non richiede formati speciali per i singoli clienti ed è relativamente facile da implementare. 

 

Riduzione dei tempi e dei costi di elaborazione

In generale, la fatturazione elettronica può ridurre il costo complessivo di una fattura del 50% e i tempi di elaborazione del 30%.

 

Per le aziende, questo risparmio di tempo è prezioso perché riduce i tempi di pagamento. 

 

Sicurezza migliorata 

Factur-X offre una maggiore sicurezza e protezione dei dati grazie alla sua funzionalità di archiviazione.

 

Facile da leggere e da inserire

Grazie all'automazione dell'invio e dell'elaborazione delle fatture, la gestione delle informazioni è molto più efficiente. Gli errori di inserimento dei dati, e quindi le controversie, si riducono notevolmente. Per le aziende, inoltre, si risparmia tempo in termini di inserimento dei dati, poiché tutto è computerizzato. Non è più necessario inserire le informazioni manualmente! 

 

In Francia, con l'articolo 153 della legge finanziaria 2020, il governo francese intende rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per le aziende BtoB del settore privato a partire dalle seguenti date :

  • 1° luglio 2024 per le grandi imprese;
  • 1° gennaio 2025 per le medie imprese;
  • 1° gennaio 2026 per le PMI e le ditte individuali. 

 

Per le aziende del settore pubblico, la dematerializzazione delle fatture è già richiesta dal 2017.

 

Adottando Factur-X ora, sarete un passo avanti e potrete familiarizzare più rapidamente con il nuovo formato.

 

Come si usa Factur-X? 

Come già detto, i vantaggi dell'utilizzo di Factur-X sono notevoli. Oltre a questi numerosi vantaggi, vale la pena di considerare il fatto che la fatturazione elettronica sarà presto resa obbligatoria.

 

Chi può utilizzare Factur-X?

Per poter essere adottato dal maggior numero possibile di aziende, Factur-X ha diversi profili di dati. Questi variano da "minimo" per le PMI a "esteso" per l'industria. 

 

Ogni profilo è definito nello standard EN16931 per facilitare gli scambi a livello europeo.

 

Come si crea un Factur-X?

Anche se Factur-X è ormai integrato nella maggior parte dei software di fatturazione, non è necessario cambiare software se il vostro non lo offre. 

 

Per generare una Fattura-X, è sufficiente modificare una fattura in formato PDF con tutte le informazioni necessarie. Per passare dal formato PDF standard al formato PDF/A-3 è sufficiente passare attraverso una piattaforma di dematerializzazione.

 

Conclusione

La fatturazione elettronica diventerà molto presto un obbligo. Per le aziende che lo hanno già adottato, si tratta di un vero e proprio risparmio di tempo e denaro che migliora la situazione dell'azienda e l'esperienza del cliente.

 

Per ora, anche se è certo che la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria, non c'è alcuna indicazione che Factur-X sarà il formato predefinito. 

 

La standardizzazione della fatturazione elettronica faciliterà gli scambi tra le aziende, sia a livello nazionale che europeo. Inoltre, Factur-X è accettato dall'amministrazione francese e consente gli scambi BtoG (Business to Government).

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